E-mailmarketing is en blijft een belangrijk onderdeel van de marketingmix van veel bedrijven. Mails die in de spam terecht komen, of nog erger zelfs niet aankomen, zijn de ergste nachtmerrie van e-mailmarketeers en IT-afdelingen. Om dat te vermijden ben je best op de hoogte van de strengere regels rond e-mails die Gmail en Yahoo vanaf februari 2024 invoeren voor professionele e-mailafzenders.
Deze veranderingen hebben betrekking op SPF, DKIM, DMARC, one-click unsubscribes en een spam ratio van slechts 0,3%. Dat zijn bijna allemaal industriestandaarden. Mogelijks ben je dus al helemaal in orde om deze strengere regels aan te kunnen. Om zeker te zijn nodigen we je uit om dit artikel verder te lezen, en dit met je IT-afdeling te delen.
Wat hebben Google en Yahoo aangekondigd over de extra bescherming van e-mailinboxen?
Google en Yahoo hebben aangekondigd dat ze vanaf februari 2024 nieuwe e-mail authenticatiestandaarden gaan handhaven, waardoor er nieuwe normen komen voor uitschrijflinks.
Authenticatie is al meer dan een decennium een best practice voor e-mailmarketeers, en uitschrijflinks zijn al geruime tijd een wettelijke vereiste in e-mailmarketing.
Bovenop het wettelijke kader, komen er nu de strengere controles vanuit Yahoo en Gmail zelf. En dat op technische zaken zoals DNS (Domain Name Settings) en zaken waar marketeers meer invloed op hebben zoals spam ratio’s en hoe gemakkelijk uitschrijven van een newsletter is.
Waarom voeren Google en Yahoo deze veranderingen door? En wie moet er aandacht aan besteden?
De overvloed aan spam en phishing zorgt voor onnodige tijdsverspilling bij het scannen van je e-mails. Dat kost jou privé tijd, en bedrijven aan productiviteit. Ook bestaat er het risico dat echte mails verloren raken tussen onbelangrijke mails. Door hun focus op e-mailbeveiliging te verhogen zetten Google en Yahoo stappen om e-mail een betrouwbaardere bron te maken om te communiceren met elkaar.
Ons beste advies over wie aandacht moet besteden aan deze veranderingen – dat is iedereen! De kans is groot dat je marketingcontacten hebt met Gmail- en Yahoo e-mailadressen, en zelfs professionele e-mailadressen van bedrijven die Google Workspace gebruiken (en bijgevolg Gmail) voor hun mailinfastructuur. Neem dus het zekere voor het onzekere en pas de tips uit dit artikel zo snel mogelijk toe.
Wat verandert er en wat kan je hieraan doen?
Verzenders van massamails moeten hun e-mails gaan verifiëren. Ontvangers moeten zich gemakkelijk kunnen afmelden voor deze mailings, terwijl verzenders binnen twee dagen aan deze afmeldverzoeken moeten voldoen. Daarnaast heeft Google aangekondigd dat er een spamdrempel van 0,3% wordt ingesteld te kunnen blijven mailen naar Gmail inboxen.
Hoe je je voorbereid om als goede afzender beschouwd te blijven worden? Dat lees je hieronder.
One-click unsubscribe
Je moet het voor je ontvangers makkelijk maken om zich uit te schrijven, en als ze dat doen, moet je binnen twee dagen hun verzoek verwerken en accepteren.
Het was al langer verplicht om een uitschrijflink in je e-mails te hebben, maar nu is er ook de regel dat mensen met één klik moeten kunnen uitschrijven.
De CAN-SPAM wet geeft afzenders normaal tien dagen de tijd om afmeldingen te verwerken, maar die periode is nu verkort naar slechts twee dagen. Dit kan een uitdaging zijn als je verschillende tools of diensten gebruikt voor het versturen van je bulkmails.
0,3% spam ratio
Een andere belangrijke wijziging die Gmail en Yahoo gaan doorvoeren, is het beperken van de spam ratio tot slechts 0,3%. Dit betekent dat jouw e-mailmarketingcampagnes ervoor moeten zorgen dat ze voldoen aan deze strenge norm om als legitiem te worden beschouwd en niet als spam te worden gemarkeerd.
Om ervoor te zorgen dat jouw e-mails niet als spam worden behandeld, is het belangrijk om altijd relevante en waardevolle inhoud te brengen. En ja, dus niet je contactenlijst te gaan spammen.
Naast relevante inhoud zorg je dus best dat je e-maillijsten up-to-date zijn. Een tool zoals Neverbounce kan je helpen om e-mailbestanden op te schonen, door e-mailadressen die niet meer bestaan te verwijderen bijvoorbeeld.
Wat is SPF?
SPF staat voor Sender Policy Framework. Het is een technologie die helpt bij het voorkomen van e-mailspoofing door te controleren of de verzender van een e-mailbericht gemachtigd is om namens het domein te verzenden. Met andere woorden, SPF helpt bij het identificeren of een ontvangen e-mail legitiem is of afkomstig is van een ongeautoriseerde bron.
Met de nieuwe maatregelen die Gmail en Yahoo implementeren, wordt verwacht dat ze strikter gaan controleren op SPF-authenticatie. Dit betekent dat als je gebruikmaakt van e-mailmarketingtools of -services, je ervoor moet zorgen dat je SPF-records correct zijn geconfigureerd om problemen met bezorgbaarheid te voorkomen.
Hoe stel ik SPF in?
Om SPF in te stellen, moet je de SPF-records van je domein configureren. Dit kan meestal worden gedaan via het controlepaneel van je domeinhostingprovider of DNS-beheerder, zoals Combell bijvoorbeeld.
Hier zijn de algemene stappen om SPF in te stellen:
- Log in bij je domeinhostingprovider of DNS-beheerder
- Zoek naar de optie om DNS-records te beheren.
- Zoek naar een sectie genaamd “SPF” of “TXT-records”.
- Maak een nieuw TXT-record aan met de volgende informatie:
- Naam/Host/Alias: leeg laten of “@” invoeren
- Waarde/Tekst: v=spf1 include:_spf.example.com ~all
- (Vervang “_spf.example.com” door het juiste domein dat je gebruikt voor e-mailmarketing)
- Sla de wijzigingen op en wacht tot de DNS-informatie is bijgewerkt (dit kan enige tijd duren).
- Controleer of je SPF-record correct is geconfigureerd door gebruik te maken van online tools zoals “SPF Record Checker”.
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat alle IP-adressen van e-mailmarketingtools en -services die je gebruikt, zijn opgenomen in je SPF-record.
Belangrijk: Wees voorzichtig met aanpassingen aan SPF-records. Fouten in deze record kunnen ervoor zorgen dat je mails in spam terecht komen, of zelfs niet aankomen bij de ontvanger! Best om de hulp van je IT-team in te schakelen dus.
Wat is DKIM?
DKIM staat voor DomainKeys Identified Mail. Het is een methode waarmee de ontvanger kan controleren of een e-mailbericht daadwerkelijk afkomstig is van het vermelde domein en of het onderweg niet is gewijzigd. DKIM gebruikt digitale handtekeningen om de authenticiteit en integriteit van e-mails te verifiëren.
Met de nieuwe maatregelen zullen Gmail en Yahoo ook strenger controleren op DKIM-authenticatie. Het is essentieel dat je DKIM-implementatie correct is geconfigureerd, zodat je e-mails als legitiem worden beschouwd en zonder problemen worden afgeleverd.
Hoe stel ik DKIM in?
Om DKIM in te stellen, moet je de juiste DNS-records configureren voor je domein. Hier zijn de algemene stappen om DKIM in te stellen:
- Log in bij je domeinhostingprovider of DNS-beheerder.
- Zoek naar de optie om DNS-records te beheren.
- Zoek naar een sectie genaamd “DKIM” of “TXT-records”.
- Maak een nieuw TXT-record aan met de volgende informatie:
- Naam/Host/Alias: kies een naam die begint met “_domainkey”, bijvoorbeeld “_domainkey.example.com”.
- Waarde/Tekst: voeg de openbare sleutel toe die wordt verstrekt door je e-mailmarketingtool of -service.
- Sla de wijzigingen op en wacht tot de DNS-informatie is bijgewerkt (dit kan enige tijd duren).
- Controleer of je DKIM-record correct is geconfigureerd door gebruik te maken van online tools zoals “DKIM Validator”.
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je de juiste sleutel gebruikt en deze up-to-date houdt volgens de instructies van je e-mailmarketingtool of -service.
Belangrijk: Net als bij SPF-records moet je voorzichtig zijn met aanpassingen aan DKIM-records. Fouten kunnen leiden tot problemen met je e-mailmarketing, of zelfs de mailserver van je hele bedrijf. De hulp inschakelen van je IT-team? Dat is opnieuw een goed idee.
Wat is DMARC?
DMARC staat voor Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance. Het is een technologie die SPF- en DKIM-authenticatie combineert om de bezorgbaarheid van e-mails te verbeteren en phishingaanvallen te voorkomen. Met DMARC kun je specifieke instructies geven aan e-mailproviders over wat ze moeten doen met e-mails die niet voldoen aan de opgegeven authenticatieregels.
Met de nieuwe maatregelen zullen Gmail en Yahoo meer nadruk leggen op DMARC-conformiteit. Het wordt sterk aanbevolen dat je een DMARC-record instelt voor jouw domein en duidelijke instructies geeft over hoe ongeauthenticeerde e-mails moeten worden behandeld.
Hoe stel ik DMARC in voor mijn domeinnaam?
Om DMARC in te stellen, moet je een DMARC-record toevoegen aan de DNS-instellingen van je domein. Hier zijn de stappen om een basis-DMARC-record in te stellen:
- Log in bij je domeinhostingprovider of DNS-beheerder.
- Zoek naar de optie om DNS-records te beheren.
- Zoek naar een sectie genaamd “DMARC” of “TXT-records”.
- Maak een nieuw TXT-record aan met de volgende informatie:
- Naam/Host/Alias: _dmarc
- Waarde/Tekst: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:voorbeeld@email.com
- (Vervang “voorbeeld@email.com” door het gewenste RUA-e-mailadres waar rapportage-informatie naartoe gestuurd moet worden)
- Sla de wijzigingen op en wacht tot de DNS-informatie is bijgewerkt (dit kan enige tijd duren).
Met deze instellingen geef je aan dat er geen actieve beleidsacties moeten worden ondernomen voor ongeauthenticeerde e-mails (“p=none”). Je ontvangt rapportage via het opgegeven RUA-e-mailadres (“rua=mailto:voorbeeld@email.com”).
Het is belangrijk op te merken dat dit een basisconfiguratie is en dat je mogelijk aanvullende instellingen wilt toevoegen, afhankelijk van je specifieke behoeften en vereisten.
Deze basis DMARC record gaat enkel rapporteren over mogelijk misbruik van jouw domeinnaam. Extra instellingen en beveiliging toevoegen valt in eerste instantie af te raden.
Belangrijk: Net als bij SPF- en DKIM-records moet je voorzichtig zijn met het aanpassen van DMARC-records. Onjuiste configuraties kunnen leiden tot problemen met het verzenden van e-mails of rapportage. Als je niet zeker bent, vraag dan hulp aan je IT-team of een ervaren professional op het gebied van e-mailauthenticatie.
Conclusie
Met de aankomende strengere maatregelen van Gmail en Yahoo neem je best je e-mailmarketingstrategie, en de techniek achter je e-mails & domeinnaam onder de loep.
SPF, DKIM, DMARC en een spam ratio van 0,3% spelen allemaal een cruciale rol om ervoor te zorgen dat je voorbij spam filters geraakt.
Zorg ervoor dat je SPF-records correct zijn geconfigureerd, implementeer DKIM op de juiste manier en stel een DMARC-record in voor jouw domein.
Wacht niet tot de laatste moment om in te spelen op deze veranderingen. Zo zorg je ervoor dat jouw e-mailcampagnes hun bestemming bereiken zonder als spam te worden gemarkeerd.
