algemene voorwaarden

Artikel 1. Door akkoord te gaan met deze overeenkomst per brief of e-mail gaat u ermee akkoord dat de op de offerte vermelde diensten en/of producten en alleen deze diensten en/of producten worden geleverd.

Artikel 2. Opmerkingen en klachten over facturen dienen binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur aan Root Agency te worden bezorgd. Na deze termijn kunnen eventuele klachten over facturen als ‘niet ontvangen’ worden beschouwd en heeft de klant akkoord gegeven met betrekking tot de factuur.

Artikel 3. Bij niet-tijdige betaling van de factuur worden slechts 2 aanmaningen verzonden. Nadien behoudt Root Agency zich het recht voor om de diensten van producten te annuleren.

Artikel 4. Alle facturen dienen betaald te worden binnen een termijn van 14 dagen. De laatste dag wordt op de factuur vermeld.

Artikel 5 . Op onbetaalde facturen die de betalingstermijn hebben overschreden, wordt een rente aangerekend van 2% per maand en dit voor elke begonnen maand.

Artikel 6. Alle logo’s, afbeeldingen, informatie, teksten, account- en inloggegevens dienen volledig en digitaal aangeleverd te worden aan Root Agency in de overeengekomen formaten. Wanneer dit niet gebeurt, kan Root Agency extra kosten in rekening brengen voor het werk dat nodig is om deze informatie op te halen. Als het om gevoelige gegevens gaat, stemt Root Agency ermee in deze door de klant persoonlijk of gefrankeerd af te leveren.

Artikel 7. Root Agency kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor het verlies van een domeinnaam. Wanneer Root Agency de domeinnamen beheert en correcte en tijdige betalingen worden gedaan, zal Root Agency ervoor zorgen dat deze domeinnamen steeds correct vernieuwd worden.

Artikel 8. Root Agency blijft eigenaar van ontwikkelde software, ontwerpsjablonen van websites of software en ontwerpen of lay-outs betreffende aangeleverde documenten zoals bijvoorbeeld marketingvoorstellen, tijdlijndocumenten, enz. , tenzij anders vermeld.
Logo’s, huisstijlen en op maat gemaakte ontwerpen vallen niet onder deze categorie. De klant wordt eigenaar van logo’s, corporate brandings en op maat gemaakte ontwerpen speciaal voor hen.

Artikel 9. Cfr Art 8, wanneer de items vermeld onder artikel 8 van eigenaar veranderen, zullen alle partijen op de hoogte worden gebracht van deze verandering.

Artikel 10. De klant is in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor back-ups van zijn gegevens, databases, mailaccounts en mails & contacten. Root Agency neemt zijn eigen maatregelen bij het maken van back-ups en bescherming van gegevens (on-premises opslagserver, Google Drive Cloud Storage, back-ups op webservers), maar kan nooit verantwoordelijk worden gehouden voor eventueel verlies van gegevens van welke aard dan ook.

Artikel 11. Offertes zijn vrijblijvend en blijven 30 dagen geldig.

Art 12. De klant wordt alleen gefactureerd op overeengekomen diensten en tijden.

Art 13. Proposities moeten worden ondertekend en digitaal of per post worden bezorgd bij Root Agency. De diensten/producten/projecten worden pas gestart en opgeleverd wanneer deze getekende propositie in het bezit is van Root Agency en overeengekomen betalingen voor aanvang van de dienstverlening op de bankrekening van Root Agency staan. Root Agency accepteert hiervoor ook overschrijvingen of betalingsbewijzen.

Art 14. Levertijden worden zo goed mogelijk geschat maar zijn nooit bindend, vanwege vele externe factoren die levertijden kunnen beïnvloeden en afhankelijk van de snelheid van communicatie tussen Root Agency en klant. Mocht de levertijd echter met 14 dagen overschreden worden, dan zal Root Agency de klant hiervan formeel op de hoogte stellen. Root Agency zal de klant ook routinematig informeren over de voortgang van een dienst.

Artikel 15 . Root Agency stemt ermee in om de juiste zorg te dragen voor gevoelige gegevens die nodig zijn voor het aanbieden van een dienst. Zij zal deze informatie niet verspreiden of delen met derden, tenzij dit noodzakelijk wordt geacht, maar alleen in overleg met de klant.

Art 16. Op alle geleverde diensten zit 3 maanden garantie. (Technisch) Problemen met ontworpen websites en/of software dienen binnen deze termijn schriftelijk te worden gemeld.

Art 17. Root Agency stemt ermee in om digitale accounts, logins, sociale media-accounts/pagina’s, login-informatie die nodig is voor het aanbieden van de overeengekomen service aan de klant terug te sturen wanneer overeengekomen.

Art 18. De klant heeft recht op 1 revisie zonder extra kosten van aangeleverde plannen, strategieën, ontwerpen en webdesigns. Indien anders vermeld op de propositie kan de klant recht hebben op meer of minder revisies. Voor verder revisiewerk en het up-to-date houden van ontwerpen, websites, strategieën en meer kan een abonnement worden overeengekomen.

Art 19. Root Agency behoudt zich het recht voor om het contract te beëindigen in geval van omstandigheden die buiten haar macht liggen.

Artikel 20. Tenzij anders vermeld is het de klant niet toegestaan ontwerpen, logo’s, huisstijlen of ander grafisch werk te wijzigen. Alle aanpassingen en iteraties moeten in overleg met Root Agency worden gemaakt. Als de klant ervoor kiest om deze aanpassingen door een derde partij te laten maken of het zelf te doen, zal Root Agency dit alleen toestaan wanneer er een Design Guide is gemaakt door Root Agency. Deze Design Guide bevat richtlijnen voor het maken van de juiste aanpassingen aan ontwerpen. De klant gaat ermee akkoord dat Root Agency extra kan factureren voor inbreuken of misbruik.

Artikel 21. Als een klant ervoor kiest om een contract te beëindigen en een lopend project of dienst te beëindigen, behoudt Root Agency zich het recht voor om de reeds gepresteerde gewerkte uren en gemaakte onkosten in rekening te brengen.

Artikel 22. De gekozen rechtbank voor geschillen is de rechtbank in Leuven, België.

Artikel 23. De klant stemt ermee in dat Root Agency zijn logo of een tekstlink mag plaatsen op voltooide projecten en websites gemaakt door Root Agency. Dit logo en/of tekstlink zal niet opdringerig zijn en zal nooit afleiden van het project of de website.

Artikel 24. De klant stemt ermee in dat Root Agency haar product of geleverde dienst mag gebruiken in haar eigen communicatiekanalen, variërend van maar niet beperkt tot: website, portfolio, social media, print enzovoort. Root Agency respecteert lanceringsdata en campagnedata, om niet te communiceren over geleverd werk voordat de klant het in zijn campagne gebruikt.
Root Agency zal echter nooit communiceren over geheime informatie of informatie die gevraagd wordt om privé te houden. Op verzoek zal Root Agency een geheimhoudingsverklaring ondertekenen met betrekking tot deze informatie.

Artikel 25. Root Agency stemt ermee in om alleen gebruik te maken van kwalitatieve leveranciers en om kosten tijdig en correct te communiceren. De volgende posten, maar niet beperkt tot, vallen onder kosten: printkosten, kosten van marketingsoftware, kosten van IT-diensten, kosten van websitehosting, kosten van domeinnamen, kosten van publicatie, kosten van advertenties, kosten van transport, … . Er wordt in geen geval korting gegeven op onkosten. Als er echter een korting beschikbaar is bij een leverancier, zal Root Agency de klant hierover en de voorwaarden van deze korting informeren. (bijvoorbeeld een korting aangeboden door een leverancier voor het eerste jaar van registratie van een domeinnaam. Root Agency zal de korting en de omvang hiervan uitleggen en de klant informeren over de kosten nadat de korting is verlopen.)

Artikel 26. Voor aanvang van een project dient, indien van toepassing, een aanbetaling van 30% van het totale offertebedrag, inclusief BTW, te worden gedaan aan Root Agency. Een project start wanneer Root Agency in het bezit is van het depot. Na goedkeuring van de ontwerpen zal een tweede aanbetaling van 20% van het totale offertebedrag, inclusief BTW, gedaan moeten worden. Na ontvangst van deze aanbetaling zal Root Agency het project afronden. Voor specifieke contracten kunnen andere percentages of specifieke voorwaarden gelden. Webprojecten en campagnes worden afgerond na de tweede storting, maar vereisen betaling van de eindfactuur voordat ze worden gepubliceerd.

Artikel 27. Wanneer projecten, producten of diensten vertraging oplopen, hetzij van de kant van Root Agency of van de klant, en langer duren dan een periode van 30 dagen sinds de laatste factuur, behoudt Root Agency zich het recht voor om de gewerkte, factureerbare uren en onkosten voor de gespecificeerde periode te factureren . Ook bij tussentijdse facturen genoemd in artikel 26 wordt deze termijn van 30 dagen gereset.

Artikel 28. Een project, product, dienst of website wordt als ‘af’ beschouwd wanneer deze volledig is ontworpen en functioneert zoals overeengekomen in de propositie. Indien de door de klant overeengekomen inhoud (variërend van, maar niet beperkt tot: tekst, afbeeldingen, informatie, video) niet, te laat of in verkeerde formaten aan Root Agency wordt geleverd, behoudt zij zich het recht voor gebruik tijdelijke tekst en afbeeldingen. Projecten worden vervolgens gefactureerd als ze als voltooid worden beschouwd. Wanneer de klant de overeengekomen content aanlevert zal Root Agency deze content implementeren, of de klant kan hier zelf voor kiezen. Root Agency kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor te late of niet-levering van content door de klant.